Noclegi – ważna kwestia podczas organizacji wesela

Autor: Anna Boroń – Ślubna Pracownia Małopolska

Zamawianie noclegów dla gości przypomina trochę rozwiązywanie równania z kilkoma niewiadomymi.

W momencie rezerwacji jeszcze wielu rzeczy nie wiemy, a noclegi należy rezerwować zaraz po zaklepaniu terminu i sali. Wtedy jeszcze nie wiemy ile osób przyjedzie, ile skorzysta z noclegów i w jakiej będą konfiguracji w pokojach. Często też nie ma jeszcze ustalonej godziny ceremonii.

W przypadku domu weselnego, który posiada pokoje tylko dla gości weselnych, nie ma to większego znaczenia. Problem zaczyna się w przypadku hotelu, który przyjmuje rezerwację od osób z zewnątrz. Najlepiej więc, już na samym początku zarezerwować więcej pokoi. Najczęściej ta wstępna rezerwacja jest bezpłatna.

noclegi-podczas-wesela Źródło: www.businesshotels.pl

Plusem zamawiania rezerwacji noclegowej w tym samym miejscu co wesele, jest łatwość logistyczna: wszyscy są na miejscu, mogą w każdej chwili skorzystać z pokoi, nie ma problemu z transportem. Często też lokale przewidują zniżki dla gości weselnych.

Czasem jednak może się zdarzyć, że lokal weselny nie ma wystarczającej ilości miejsc lub ceny są za wysokie. Zazwyczaj więc, najbliżej miejsca wesela i w najlepszych pokojach lokuje się rodzinę lub bliskich, starszych lub rodziny z dziećmi. Natomiast dla reszty gości można poszukać innych opcji.

Gości z zagranicy najlepiej ulokować blisko centrum. Zazwyczaj przyjeżdżają oni na dłużej, wykorzystując tę okazję do zwiedzania miasta.

Gości młodszych, grupy przyjaciół można ulokować dalej od miejsca wesela, w niższej klasie noclegów.

hostel-noclegi-podczas-wesela
Źródło: www.winkhostel.com

Dobrym pomysłem jest wynajęcie apartamentu lub całego domu – ta opcja jest na pewno tańsza niż pokoje hotelowe.
apartament-noclegi-podczas-wesela Źródło: www.regatta.ro

Należy również pomyśleć o noclegach dla podwykonawców, zwłaszcza jeśli muszą przyjechać z daleka. Często mają to zastrzeżone w umowie.

Kto płaci za hotel? Przyjęło się, że Państwo Młodzi zapewniają nocleg w dniu wesela. Jednak pod wpływem zwyczajów zagranicznych, coraz częściej to sami goście pokrywają ten koszt. Szczególnie goście zagraniczni, a już na pewno wtedy, kiedy przyjeżdżają na dłużej.

Jeśli fundujecie gościom noclegi należy terminy potwierdzeń korzystania z noclegu zgrać z terminami płatności kolejnych rat za hotel.

Jeśli goście sami płacą za pokoje, prawdopodobnie będą chcieli zrobić to jak najmniejszym kosztem. Można im polecić sprawdzone miejsca lub zdać się na ich zmysł organizacyjny. Wtedy jednak musimy się liczyć z tym, że w przypadku konieczności transportu tam i z powrotem, będzie dość trudno zadbać o logistykę. Na pewno trzeba zapewnić gościom mapy, instrukcję, gdzie i kiedy mają się stawić na zbiórkę.

transport-wesele Źródło: www.laurico.pl

Check in i check out. Przy ustalaniu ram naszego wesela należy koniecznie o tym pamiętać. Hotele mają swoje zasady przyjmowania gości. Najwcześniej można się zameldować zwykle ok. godziny 12, ale są hotele, gdzie dopiero meldujemy się od godziny 14 lub 15. Przy wymeldowaniu najczęściej jest to godzina 11 – 12. Jeśli więc mamy gości, którzy przyjadą w dzień wesela o wiele wcześniej, zadbajmy o możliwość wcześniejszego check in (w razie wolnych pokoi, hotele często się zgadzają na możliwość wcześniejszego wejścia do pokoi).

check-in-wesele
Źródło: www.prawo.gazetaprawna.pl

Oczywiście nasi goście to ludzie dorośli, jednak jeśli nie chcemy mieć w dniu wesela różnych niemiłych niespodzianek, że ktoś się zgubił, nie wie gdzie mieszka, nie wie że noclegi są płatne itp., musimy zadbać o wszystko wcześniej.

Pomocnym będzie utworzenie, np. w Excelu, struktury pokoi, które wynajmujemy, aby móc w wygodny sposób rozlokować gości.

struktura -pokoi-noclegi-wesele
Reasumując, prowadzenie hotelowej listy gości weselnych to naprawdę duże wyzwanie, ale też pewność, że mamy wszystko pod kontrolą;)

Jeden komentarz

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *