Koordynacja dnia ślubu i wesela

Autorzy: Marzena Ramotowska – Ślubna Pracownia Warmia i Mazury
Anna Pietruszka – Ślubna Pracownia Trójmiasto

Przedstawiliśmy już Wam pracę konsultanta w obrazach, dziś przybliżymy jedną z usług świadczonych przez konsultantów.

KOORDYNACJA DNIA ŚLUBU I WESELA

Ta usługa jest przeważnie rozumiana jako tylko obecność konsultanta w dniu ślubu i wesela i wiele osób nie orientuje się na czym ona w ogóle polega.

Wbrew pozorom nie jest świadczona jedynie tylko w tym dniu. Koordynacja rozpoczyna się na ok. miesiąca przed weselem, ponieważ konsultant musi zapoznać się ze wszystkimi podjętymi przez Was działaniami oraz zatrudnionymi wykonawcami.

Podajecie konsultantowi namiary na wszystkich zatrudnionych wykonawców oraz przekazujecie wszelkie zawarte z nimi ustalenia. Jest to niezbędne, aby konsultant w dniu uroczystości był w stanie dopilnować prawidłowości wykonania usługi przez wykonawców w taki sposób, jaki jest przez Was oczekiwany. Ważnym jest również, abyście zawiadomili wszystkich wykonawców o zatrudnieniu konsultanta, który będzie Was reprezentował w kontaktach z nimi w dniu wesela, zarówno podczas przygotowań (sali, dekoracji itp.), jak i całego przebiegu dnia.

Niezwłocznie po otrzymaniu od Was namiarów kontaktujemy się z wykonawcami. Przedstawiamy im siebie oraz wspólnie już określamy zasady naszej współpracy podczas wesela. Jest to niezbędne, aby nie traktowali nas jak nadzorcę, ale jako partnera, który ma za zadanie scalić wszystkie działania wykonawców w jeden sprawnie działający organizm, którego celem jest zadowolenie Pary Młodej i udane wesele.

Jak zapewne zobaczyliście w naszej historyjce zdjęciowej konsultant nie tylko wskazuje palcem co i kto ma wykonać, ale, jeżeli zaistnieje taka konieczność, włącza się aktywnie do działania.

Życie pisze różne scenariusze i zawsze może wydarzyć się coś, co spowoduje lawinę niechcianych zdarzeń.

Dla przykładu:
W dniu wesela, gdy wszystko było już praktycznie dopięte na ostatni guzik a do rozpoczęcia imprezy pozostało ok. 3 godz. zadzwonił z trasy DJ, że miał kraksę i może nie zdążyć na czas z przyjazdem na miejsce wesela. Na szczęście nic mu się nie stało. Zorientowaliśmy się czy jest w stanie samodzielnie załatwić zastępczy transport, potwierdził, że tak, ale że to niestety potrwa i dojedzie na wesele dosłownie na pół godziny przed planowanym rozpoczęciem…
To było zdecydowanie zbyt mało czasu, aby zdążył rozładować samochód, przenieść cały sprzęt na salę, podłączyć go i sprawdzić czy wszystko działa. Wydawało się, że sytuacja jest patowa. W tej sytuacji konsultant stanął na wysokości zadania, natychmiast zebrał dostępnych na sali wykonawców oraz udał się do managera obiektu, aby zorganizować jeszcze kilku panów do pomocy. W trakcie, gdy DJ starał się jak najszybciej dotrzeć na miejsce, konsultant wraz z pozostałymi osobami przygotowali miejsce, gdzie DJ miał zainstalować swój sprzęt, pousuwali z drogi wszelkie przeszkody, aby samochód mógł dojechać jak najbliżej sali. Konsultanci byli
w stałym kontakcie z DJ i gdy dostali tylko informację, że jest niedaleko, ustawili z dostępnych do pomocy osób szereg i na zasadzie „podaj cegłę” przenieśli cały sprzęt w błyskawicznym tempie. DJ odbierał go od nich i przygotował wszystko do wesela. W tym samym czasie, gdy na sali trwały gorączkowe przygotowania, konsultant skontaktował się z fotografem obecnym w kościele, aby zaaranżował wspólne zdjęcia Pary Młodej z gośćmi, dzięki czemu zdobyliśmy dodatkowy, tak potrzebny czas. Również kierowcy dostali instrukcje, aby przejazd był nieco spowolniony. Gdy Para Młoda wraz z gośćmi dotarła z kościoła na miejsce wesela, wszystko było gotowe i nikt z nich nie miał nawet świadomości tego, co w tym czasie się działo.

Jak widzicie niekiedy praca koordynatora jest niewidoczna, a równocześnie bardzo ważna, aby wszystko w ten wyjątkowy dzień zagrało idealnie. Zadaniem konsultanta podczas koordynacji jest zdjęcie z barków Pary Młodej, rodziców i świadków ogromu obowiązków i stresu.

Aby wszystko w tym dniu funkcjonowało jak w szwajcarskim zegarku, konsultant przygotowuje scenariusz całego dnia, który po uzgodnieniu z Państwem rozsyła do wszystkich wykonawców. Dzięki czemu każdy z nich dokładnie wie kiedy i co ma się w danym momencie odbywać. Jednak ten scenariusz, choć uwzględnia wszystkie przewidziane zdarzenia, nie jest sztywny i jest na bieżąco modyfikowany przez konsultanta w porozumieniu z Parą Młodą.

Dla przykładu:
Goście wspaniale się bawią, parkiet pełen, a tu wg scenariusza za 15 minut ma być podany tort. Czy warto przerywać tak wspaniała zabawę? Raczej nie. Konsultant udaje się więc do Pary Młodej i proponuje przesuniecie tortu np. o 30 min. Gdy uzyska Ich zgodę szybko informuje o zmianie kuchnię i DJ (lub zespół). Dzięki temu tort nie „topi się” poza chłodnią, a DJ czy zespól wiedzą jak dobrać utwory, aby na ok. 5 min przed wjazdem tortu nieco wyciszyć zabawę tak, aby gościom nie było żal zejść z parkietu.

Konsultant od ustalonej godziny w dniu ślubu i wesela czuwa nad przebiegiem całego dnia. Pilnuje przygotowań, dba o gości, pomaga we wszystkich problemach. Ma ze sobą wszystko, co może okazać się potrzebne np. igły, nici, agrafki, plastry, rajstopy, medykamenty itp. Nadzoruje pracę wszystkich wykonawców zarówno na etapie przygotowań na miesiąc przed uroczystością jak i w dniu wesela.  Jest obecny na weselu do godziny uzgodnionej z Parą Młodą, często do końca wesela.

To jak klienci oceniają pracę konsultantów podczas wesela świadczy kilka cytatów z otrzymanych referencji:

„Były ze mną od początku do końca. Zajęły się wszystkim począwszy od usadzenia gości, wyjmowania sukienki spod moich obcasów podczas schodzenia alejką do miejsca ślubu, poprawiania welonu, dbania o moich rodziców i dziadków aż po zmiany świeczek na drzewkach o 3:30 nad ranem i wiele, wiele więcej rzeczy, których po prostu nie jestem w stanie spamiętać!”

„Bardzo dziękujemy za całą opiekę podczas przygotowań do naszego ślubu jak i w trakcie jego trwania. Nie sądziliśmy, że będziemy się tak dobrze bawić na własnym ślubie. Dziękujemy, że każdy nasz pomysł został zrealizowany zgodnie z naszymi oczekiwaniami i za indywidualne podejście. Nasz ślub był wyjątkowy i dziękujemy.”

„Dzięki profesjonalizmowi i wielkiemu zaangażowaniu w dzień naszego ślubu towarzyszyły nam tylko pozytywne emocje. Wszystkie kwestie organizacyjne zostały dopięte na ostatni guzik dlatego nie pozostawało nam nic innego jak cieszyć się i bawić z naszymi gośćmi.
Ogromne wsparcie i doświadczenie sprawiły, że długo oczekiwany lipcowy weekend nie tylko w naszej pamięci zapisał jako wydarzenie „jak z bajki”. Efekt końcowy perfekcyjnie przeszedł nasze najśmielsze oczekiwania! Bez wątpienia dzięki naszej niezastąpionej weeding planerce był to ślub naszych marzeń”

„Z ogromną pomocą konsultantek nasz ślub i wesele były takie jak sobie wymarzyliśmy. Wszystko udało się znakomicie, a dzięki sprawnej organizacji razem z gośćmi zapamiętamy ten dzień na zawsze”.

„Dzięki koordynatorkom obecnym w dniu naszego ślubu oraz wszystkim wykonawcom, nasz Ślub był Najbardziej Wyjątkowy. Był nasz w 100%, absolutnie niemożliwy do powtórzenia przez nikogo innego na Świecie”.

„Bardzo chcielibyśmy podziękować za współpracę, dzięki której nie musieliśmy się o nic martwić, a nasza uroczystość była piękna i niezapomniana, o czym często przypominają nam nasi goście”.

„A już najbardziej można było odczuć obecność konsultantów podczas ślubu i wesela. Były wszędzie gdzie były potrzebne (od przypinania kwiatków do butonierek przez kościołem, odbieranie prezentów, po wazony na kwiaty dla Rodziców i plasterki na otarcia;). Dobre duchy – dziękujemy!!”

„Dzięki temu, że to właśnie takiej osobie powierzyliśmy organizację naszego święta – ślub był piękny a wesele bezstresowe. Goście byli zachwycenie swobodną atmosfera i atrakcjami jakie mogliśmy zaproponować.. Jako Państwo młodzi mogliśmy także cieszyć się zabawą bez zmartwień i stresu towarzyszącemu zwykle takim imprezom”.

„Muszę przyznać, że bardzo dużo pracy włożyłam już w organizację i chyba większość rzeczy mam pod kontrolą. Zostają same mniejsze detale, które nie powinny stanowić dla mnie organizacyjnego problemu. Jest takie określenie angielskie <control freak>… no i ja właśnie jestem <control freak>. Muszę zawsze sama wszystko zorganizować, sprawdzić i dopieścić. Wiem jednak, że nie umiałabym się wyluzować na własnym ślubie, gdybym Pani nie miała!!!”
„Dzięki Paniom wszystko działało się jak w dobrze nastawionym zegarku. Każdemu będziemy polecać koordynację Ślubnej Pracowni.
Dzięki koordynacji, kilka tygodni przed i w sam dzień ślubu nie musieliśmy się stresować żadnymi organizacyjnymi szczegółami.
Wszyscy podwykonawcy byli tam gdzie mieli być i zrobili to co mieli zrobić, a świadek nie musiał biegać z kopertami w trakcie wesela, gdyż o to konsultanci tez się zatroszczyli. Sala była pięknie przystrojona (dosłownie, serwetki były ułożone pod linijkę!), wszystko było tak jak sobie zażyczyliśmy.
A i goście byli odprowadzeni do taksówek gdy już nie mieli siły na dalsza zabawę.
Pomoc konsultantek okazała się niezastąpiona w trakcie samego wesela. Rozpruta suknia została zszyta. Na stolach nie zabrakło niczego, a kelnerzy uwijali się jak w ukropie.
Ślubna Pracownia, to nie tylko całkowity wedding planning. Mogą wkroczyć do akcji w każdym momencie. Myśmy zdecydowali się na sama koordynacje ślubu i wesela. Nie tylko my , ale również rodzice i świadkowie przyznali ,ze była to najlepsza decyzja jaką mogliśmy podjąć, szczególnie ,że była to impreza międzynarodowa. Ślubna Pracownia pozwoliła nam się zrelaksować w tak ważnym dla nas dniu. Od naszych gości usłyszeliśmy same pozytywne opinie, a wesele określili jako „dopięte na ostatni guzik”.

Tak jak wspomniała jedna z klientek, konsultant ślubny może włączyć się w każdym momencie organizacji, również prowadząc jedynie samą koordynację. Warto jednak zwrócić uwagę, że nie może ponosić on odpowiedzialności za jakość świadczonych usług przez zatrudnionych wykonawców, ponieważ nie on ich polecał. Może natomiast dopilnować, aby pojawili się o ustalonych porach i wykonali swoją usługę zgodnie z przyjętym na siebie zobowiązaniem.